רוצים לעשות סדר כלכלי - תתחילו עם הניירת

לפני כמה שנים עשיתי ליווי כלכלי לזוג מורים מקסים. בשלב מוקדם של הליווי ביקשתי לראות את הניירת הכלכלית. אל השולחן הגיעה מגירה דיי מבולגנת של מסמכים שממנה צצו לא מעט מעטפות סגורות. באחת המעטפות הסגורות שמחנו לגלות סכום כסף שהצטבר בקרן השתלמות נזילה שהזוג כלל לא ידע על קיומה .. מדובר בסכום לא גדול יחסית אבל כזה שניתן היה לסגור איתו חלק נכבד מהמינוס. 
נכון, אפשר היה לגלות את הסכום הזה במסלקה הפנסיונית (שממנה הוצאנו בהמשך תמונה מליאה של הכספים בקרנות ובפנסיה) אבל זו היתה חוויה טובה שהמחישה לזוג את חשיבותו של ניהול מסודר של ניירת כלכלית שיכול לתת גם מידע בזמן אמת על מצב החסכון המשפחתי. 

תכל'ס זה לא כייף גדול לעשות עבודה משרדית בבית 🙁 אבל יש לא מעט יתרונות בניהול מסודר של ניירת כלכלית. הוא משיג שליטה במציאות הכלכלית, מאלץ אתכם להיכנס לפרטים ולשאול שאלות, ובעיקר – עושה סדר בראש. 
אז איך כדאי לעשות סדר בניירת הכלכלית, על מה צריך להקפיד ומהו תהליך התיוק המומלץ. כל זאת במאמר הזה.                   

עקרונות לסידור יעיל של הניירת הכלכלית

• מטרת התיוק היא לאפשר לכם לאחזר את המידע מתי שתצטרכו 
  

  אין שום משמעות לתיוק מסמכים אם לא תוכלו להגיע למסמכים הנדרשים בעתיד באופן מהיר ופשוט. ולכן כשאתם שואלים את עצמכם היכן לתייק מסמך כלשהוא – תשאלו את עצמכם היכן תחפשו אותו אם תצטרכו אותו בשלב מסויים. זה רלבנטי במיוחד במקרים שבהם ניתן לתייק מסמך בכמה מקומות ואתם נדרשים לשאלה היכן הכי נכון לתייק אותו (לדוגמה : האם ביטוחי משכנתא יתוייקו בקלסר הביטוחים או היכן שמתויקים מסמכי המשכנתא). 

• אופק הזמן הנדרש לתיעוד כל מסמך
  בהרבה מקרים קיימת התיישנות למסמכים. לא כל מסמך צריך לשמור לתמיד. לדוגמה : חשבונות שוטפים כגון חשמל ומים אין צורך לשמור מעבר לשנה (נדרש לשמור אותם כדי לבחון רציפות בחיובים) לעומת זאת חוזה רכישה/מכירת דירה או הצהרות הון (לבעלי עסק עצמאי) רצוי לשמור לתקופה בלתי מוגבלת.
  בסיום מאמר זה תוכלו להוריד רשימה מרכזת של כל המסמכים שיש לשמור ולכמה זמן רצוי לשמור כל מסמך.
  
  
• תיעוד מידע חשוב
  מעבר לתיוק המסמכים מומלץ לנהל רישום מסכם בנוגע למידע החשוב שיתכן שתדרשו לו בעתיד: רשימת המסלולים /תקופות ריבית שמהם מורכבת המשכנתא שלכם, הריבית המדורגת בחשבון עובר ושב, תיעוד שיחות עם נציגי שירות, מועדים בהן מסתיימות תוכניות מוזלות אצל הספקים השונים ועוד. במקרה הצורך הכניסו גם התראה ביומן על פעולה עתידית שתצטרכו לעשות כגון : הארכת תקופת התוקף של תוכנית מוזלת בחברה הסלולרית. תיעוד זה יחסוך לכם זמן יקר כשתצטרכו את הנתונים.
  
  
• תיעוד הלוואות
  אם יש לכם הלוואות כלשהן הכינו רשימה מסודרת ובה תעדו את הגורם המלווה, היתרה, מועד הסיום, החזר חודשי ותנאי ההלוואה. רשימה זאת תהיה חשובה בעתיד למקרה שתרצו לבצע מיחזור או שינוי כלשהוא בהלוואות לפני מועד סיומן המתוכנן וגם תחסוך לכם זמן יקר באיסוף המידע מהגורמים השונים.

תהליך התיוק של הניירת הכלכלית 

• טיפול במסמכים שנשלחו אליכם
  פיתחו כל מכתב שנשלח אליכם והתייחסו לתוכנו – זאת במקרה שהוא מכיל הנחיות לפעולות שעליכם לבצע. אם נדרש לבצע פעולה מסוימת (בירור עם השולח, אישור חתום, העברה לגורם שלישי כמו בנק, חברת ביטוח וכדו') בצעו אותה. אם המסמך חשוב ונדרש לתייקו שימרו אותו במקום מסויים המיועד למסמכים הממתינים לתיוק. אצלי בבית יש מגירה יעודית למסמכים המיועדים לתיוק.
  
  
• מעקב (Follow Up)
  אם נדרש לבצע פעולה עתידית כלשהיא הכניסו התראה ביומן. בחלק מהמקרים לא מספיק "לשגר ולשכוח" אלא נדרש לוודא שהדברים בוצעו לשביעות רצונכם. לדוגמה: הגשתם בקשה לשינוי מספר הנפשות בבית לחברת המים, נדרש לוודא בחשבון המים הבא שמספר הנפשות השתנה ואיתו אופן החיוב. 
   
• התיוק
  אחת לתקופה (חודש) עיברו על כל המסמכים הממתינים לתיוק ותייקו אותם במקום המיועד לכך בקלסר. הקלסר יכלול חוצצים לפי הנושאים השונים שנדרש לתייק לפיהם בתחילת אסופת המסמכים שבכל חוצץ הכניסו דף ובו תעדו הערות בכתב הרלבנטיות לנושא.
  התיוק יכלול גם החלפת מסמכים ישנים בחדשים לדוגמה : החלפת פוליסת ביטוח דירה ישנה בפוליסה העדכנית.
  
  
• להלן רשימת נושאים לתיוק מסמכים 
  חשבונות שוטפים, דפי חשבון, דפי אשראי, ביטוחים שוטפים, תקשורת, השקעות וחסכונות, קרנות השתלמות, פנסיה, בריאות, רכב, תלושי שכר ועבודה, מסמכים לטווח רחוק (רכישה/מכירת דירה, משכנתא, תעודות לידה, צוואה), תעודות אחריות/מדריכי שימוש.
  
  
• ניפוי מסמכים ישנים
  אחת לשנה עיברו על כל הניירת ובידקו אלו מסמכים ניתן לגרוס. לצורך זאת ניתן להיעזר ברשימה המרכזת בסיום מאמר זה.

וכעת לטיפים

• אופן התיוק (רגיל /דיגיטלי)
  מומלץ בחום לעבור לתיוק דיגיטלי היכן שניתן. מרבית הגורמים הפיננסיים עברו לדיווחים דיגיטליים ירוקים ואם תרשמו לשירות תוכלו לקבל את המסמכים באופן דיגיטלי במייל ולא בדואר. במקרים שאתם מקבלים מסמכים באופן דיגיטלי, ניתן לשמור אותם במחשב האישי או בענן (גוגל דרייב, דרופבוקס וכדו') במקום יעודי שהגדרתם מראש. אם אתם מתייקים חלק מהמסמכים באופן דיגיטלי וחלק בקלסר וודאו שבשני המקרים תהיה אותה חלוקה לנושאים (אותם חוצצים).
  
  
• סריקה
  גם מסמכים שהגיעו אליכם בנייר ניתן לסרוק ולשמור באופן דיגיטלי. ניתן לבצע סריקה גם בטלפון הנייד. אחת האפליקציות המומלצות לכך היא:  Camscanner .
  
  
• שמירת תנועות בנק ואשראי באקסל
  תנועות עו"ש ואשראי ניתן להוריד מאתרי הבנק והחברות. תנועות אלה רצוי לשמור באקסל זאת למקרה שתרצו לאתר תנועה כלשהי באופן מהיר לפי מאפיינים כמו סה"כ החיוב/זיכוי, הגורם המחייב, תאריך משוער וכו'.
  קחו בחשבון שהמידע הזמין בבנק ובחברות הנ"ל מוגבל בזמן ומעבר לתקופה זאת כבר לא תוכלו להוריד אותו לאקסל. וכדי לקבלו תצטרכו לפנות לגורם הרלבנטי ולשלם עמלה. 
  
  
• גיבוי
  בלי קשר לאופן תיוק המסמכים, הכינו גיבוי (לפחות למסמכים החשובים) ואל תשמרו אותו באותו מקום. אי אפשר להפריז בחשיבותו של גיבוי. 
  
  

• רשימת מסמכים שיש לשמור
  להורדת רשימה מרכזת של כל המסמכים שיש לשמור ולכמה זמן רצוי לשמור כל מסמך לחצו כאן

לסיכום 

תיוק ניירת כלכלית לא אמור לגזול הרבה מזמנכם, אם תעקבו אחרי התהליך המוגדר במאמר זה. והיתרונות – גדולים. סדר בראש, אפשרות למצוא כל מסמך מתי שצריך אותו וגם, תתפלאו, חסכון בכסף.  
טפלו בניירת הכלכלית שלכם – זה חשוב.

התמונה באדיבות  Stuart Miles. FreeDigitalPhotos.net